Schrittweise zur Dokumentation

Mit einer IT-Dokumentation werden alle Komponenten der verwendeten IT erfasst, strukturiert und in einer Datenbank organisiert. Dabei muss nach wichtigen und relevanten Daten unterschieden werden, bzw, diese Daten müssen identifiziert und dokumentiert werden.

Was wichtige Daten sind, ist abhängig von Betrachter. Ziel der Dokumentation ist, dass Sie allen beteiligten Personen zur Verfügung steht. Daraus ergeben sich für jeden Betrachter unterschiedliche Blickwinkel und Schwerpunkte. Der Administrator benötigt die technische Dokumentation, flexibel und schnell adaptierbar. Administratoren möchten wissen, welche Software installiert ist, ob die Updates eingespielt wurden, wieviel Arbeitsspeicher zur Verfügung steht, eine Modellbezeichnung und Seriennummer für den Support des Gerätes. Die Buchhaltung muss wissen, wann das Gerät angeschafft wurde und bei welchem Lieferanten. Wann ist das Gerät abgeschrieben und wie viel Restgarantie besteht gegebenenfalls noch. Die Unternehmensführung interessiert vor allem, ob es sich lohnt, das Gerät mit weiterer Hardware zu erweitern, oder ob es sinnvoller ist, in neue Geräte zu investieren. Sind genügend Lizenzen vorhanden oder muss nachgesteuert werden. Lizenzverletzungen können Sie teuer zu stehen kommen und nur Sie sind dafür verantwortlich.

Alle diese Aspekte werden in iTop abgebildet, zueinander in Beziehung gesetzt und auf Wunsch grafisch dargestellt. iTop verrät Ihnen alles über die IT-Landschaft. Standorte, Büros, Verträge, Lizenzen und verantwortliche Personen werden erfasst und in Beziehung gesetzt, so dass Sie jederzeit in der Lage sind, zu sehen:

• wo befindet sich das Gerät und wer nutzt es
• mit welcher Software wird gearbeitet und ist diese lizenziert
• gibt es einen Wartungsvertrag, wer ist dafür verantwortlich
• werden auf dieser Maschine Dienste bereit gestellt oder benötigt
• was passiert, wenn diese Maschine ausfällt

Diese und andere Fragen lassen sich effizient beantworten - aus unstrukturierten Daten wird Wissen und das fast nebenbei.

Prioritäten setzen

Eine Dokumentation zu erstellen endet oft damit, dass Informationen aufgenommen werden, die nie wieder benötigt werden. Nicht jede Information ist zielführend und wichtig. Wichtig sind Informationen, die zielführend sind und einen Mehrwert darstellen. Vermeiden Sie unbedingt das Jäger und Sammler Syndrom, indem Sie sich zum Start Ihres Dokumentationsprojektes alle beteiligten Akteure an einen Tisch holen und gemeinsam mit Ihnen festlegen, welche Informationen in der Dokumentation aufgenommen werden sollen. Sammeln Sie die Anforderungen und stellen Sie die richtigen Fragen zu den Erwartungen an die Dokumentation.

Abläufe definieren

Egal was und wie Sie dokumentieren, in jedem Fall muss vermieden werden, dass veraltete oder nicht exakte Informationen die Datenbank bevölkern. Das führt immer dazu, dass der Dokumentation nicht mehr vertraut oder schlimmstenfalls an anderen Stellen weiter dokumentiert wird, die nicht über die Dokumentation zugreifbar sind.

Dokumentation bedeutet Disziplin und Kontinuität. Beides sind menschliche Faktoren, die gelebt und gegebenenfalls geschult werden müssen. Es muss klar kommuniziert werden, dass eine konsistente Dokumentation nicht nur der eigenen Arbeit hilft, sondern allen Kollegen, die mit diesen Informationen arbeiten und darauf angewiesen sind.

Seien Sie sich bewußt, dass eine gute Dokumentation Zeit benötigt. Eine Faustregel besagt, dass genauso lange dokumentieren werden sollte, wie implementiert wird. Das muss allen Beteiligten klar sein und darf nicht in Frage gestellt werden.