Schrittweise zur Dokumentation

Mit einer IT-Dokumentation werden alle Komponenten der verwendeten IT erfasst, strukturiert und in einer Datenbank organisiert. Dabei muss nach wichtigen und relevanten Daten unterschieden werden, bzw, diese Daten müssen identifiziert und dokumentiert werden.

Was wichtige Daten sind, ist abhängig von Betrachter. Ziel der Dokumentation ist, dass Sie allen beteiligten Personen zur Verfügung steht. Daraus ergeben sich für jeden Betrachter unterschiedliche Blickwinkel und Schwerpunkte. Der Administrator benötigt die technische Dokumentation, flexibel und schnell adaptierbar. Administratoren möchten wissen, welche Software installiert ist, ob die Updates eingespielt wurden, wieviel Arbeitsspeicher zur Verfügung steht, eine Modellbezeichnung und Seriennummer für den Support des Gerätes. Die Buchhaltung muss wissen, wann das Gerät angeschafft wurde und bei welchem Lieferanten. Wann ist das Gerät abgeschrieben und wie viel Restgarantie besteht gegebnenfalls noch. Die Unternehmensführung insteressiert vor allem, ob es sich lohnt, das Gerät mit weiterer Hardware zu erweiteren, oder ob es sinnvoller ist, in neue Geräte zu investieren. Sind genügend Lizenzen vorhanden oder muss nachgesteuert werden. Lizenzverletzungen können Sie teuer zu stehen kommen und nur Sie sind dafür verantwortlich.

Alle diese Aspekte werden in iTop abgebildet, zueinander in Beziehung gesetzt und auf Wunsch grafisch dargestellt. iTop verrät Ihnen alles über die IT-Landschaft. Standorte, Büros, Verträge, Lizenzen und verantwortliche Personen werden erfasst und in Beziehnung gesetzt, so dass Sie jederzeit in der Lage sind, zu sehen:

  • wo befindet sich das Gerät und wer nutzt es
  • mit welcher Software wird gearbeitet und ist diese lizenziert
  • gibt es einen Wartungsvertrag, wer ist dafür verantwortlich
  • werden auf dieser Maschine Dienste bereit gestellt oder benötigt
  • was passiert, wenn diese Maschine ausfällt

Diese und andere Fragen lassen sich effizient beantworten, aus unstrukturierten Daten wird Wissen und das fast nebenbei.