Dokumentation - für was eigentlich

Zunächst einmal erstellen und pflegen Sie die Dokumentation um einen Überblick zu haben. Ein bgeflügeltes Wort unter Admins lautet: "Nichts ist so alt wie die Dokumentation von gerade eben". Übersetzt bedeutet das, dass in den meisten Fällen die Dokukmentation erst am Schluß kommt, oft in Form von: "Was genau haben wir jetzt eigentlich alles gemacht?" oder "Sag mal, wie haben wir das jetzt impelmentiert?" und ganz wichtig: "Kannst du das noch in ein Word packen?"

Dokumentation sollte jedoch ein zentraler Bestandteil sein und die Zeit, die für Änderungen aufgewendet wird, sollte auch in die Dokumentation fließen. Gerade letzteres fällt gerne unter den Tisch, manches wird auch schlicht vergessen. iTop bietet hier die Möglichkeit, die Dokumentation gleichzeitig mit der Implementierung zu erstellen und alles relevanten Daten zu erfassen. Daraus ergeben sich ganz handfeste weitere Gründe, die Dokumentation zu führen.

Ausfall einzelner Komponenten

Fällt eine Komponente aus, identifizieren Sie sofort, wer dafür verantwortlich ist, welche Systeme im Nachgang betroffen sind und was zu tun ist, die Störung schnellstmöglichts zu beheben. Voraussetzung dafür sind Notfallpläne, die im Rahmen der Notfalldokumentation angelegt wurden und genau beschreiben, welche Schritte zu gehen sind, um ein defektes System wieder in Betrieb zu nehmen, oder komplett neu zu implementieren.

Veränderungen

Jede Komponente in einem Netzwerk hat einem Lebenszyklus. Im Laufe eines Gerätelebens ergeben sich Änderungen, um leistungfähig zu bleiben. Irgendwann ist dieser Zyklus zu Ende und das Gerät wird außer Betrieb genommen. Auch an dieser Stelle ist der Überblick essentiell, um zu planen, welche nachgelagerten Teile des Netzwerkes, Hard-, Software und Prozesse, davon betroffen sind. Ein Fehler und teure Ausfälle sind vorprogrammiert. Stellen Sie sich nur vor, Sie bauen in ein Auto einen leistungsstärkeren Motor ein, ohne die Bremsen zu betrachten. Würden Sie sich ans Lenkrad setzen ;-)

laufende Kosten

Basierend auf den Veränderungen ergeben sich veränderte Kosten für die IT. Mit iTop behalten Sie die laufenden Wartungsverträge und Lizenzen im Auge und können bei der Stilllegung entscheiden, ob Sie die Lizenzen anderweitig verwenden können und dürfen, neu anschaffen und gegebenenfalls bestehende Supportverträge kündigen. iTop ermöglicht es Ihnen, jedes Detail zu betrachen und nachhaltig aus der Infrastruktur zu entfernen.

Gesetzliche Vorgaben und Verpflichtungen

Nur wenigen ist bekannt, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine Dokumentation verpflichtend machen. Das IT-Sicherheitsgesetzt und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Beispiele, die eine interne IT-Dokumentation Notwendig, wenn nicht gar verpflichtend machen.

Es gibt noch ein weiteres Gesetz, mit dem Unterneehmen verpflichtet werden, Maßnahmen zu ergreifen, die frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) betrifft damit auch die Unternehmens-IT und ist für fast alle Unternehemen relevant.

Sie sehen, IT-Dokumentation ist mehr als reine Inventarisierung. Vielmehr ist Dokumentation das verbindende Element von Administration, unternehmerischen Entscheidungen und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. We sich dieser Herausforderung stellt, ist gewappnet für die Zukunft.